Você já ouviu falar no método PCDA? Então saiba mais sobre essa importante ferramenta de melhoria contínua e veja as vantagens de implementá-la na sua gestão empresarial.
Independente da área de atuação e tamanho de uma empresa, é essencial que os gestores e RH estejam sempre atualizados. Assim, conhecer métodos de melhoria que possam promover benefícios para a convivência dos colaboradores e, consequentemente, para os resultados da empresa, é muito importante. Nesse cenário, o método PDCA pode ser uma grande saída para a empresa. E você logo vai entender o motivo.
Mas afinal, o que é o método PDCA?
Resumidamente, o método – ou ciclo – PDCA é uma ferramenta de gestão. Ele segue quatro passos e o seu objetivo é a implementação de melhorias, sejam nos processos ou nos produtos/serviços finais. Assim, ao utilizá-lo de maneira efetiva, a empresa possui melhores ferramentas para avaliar se os seus esforços estão realmente trazendo o resultado esperado. Caso não estejam, é mais fácil identificar a razão desse problema e corrigi-lo.
Por ser um modelo fácil de ser entendido, intuitivo e, principalmente, eficaz, ele se tornou popular entre as empresas. Isso porque, no final, é uma metodologia que garante o maior sucesso na execução das tarefas.
O método PDCA também pode ser chamado de “ciclo PDCA”, pois é considerado uma ferramenta de melhorias contínuas. Assim sendo, mesmo que uma tarefa de gestão possa ser finalizada com sucesso, sempre haverá uma nova atividade. Ou seja: é um método cíclico e sem fim. Dessa forma, implementar o método PDCA na sua empresa significa investir em constância, qualidade e aprimoramentos frequentes.
O método PDCA possui esse nome pois é a sigla para 4 palavras em inglês. São elas:
- P (plan, planejar);
- D (do, fazer);
- C (check, acompanhar/verificar);
- A (act, corrigir)
Assim, o PDCA sugere que qualquer atividade de planejamento ou gestão feita na empresa deve ser guiada por esses quatro passos. Porém, para que ele funcione como deve, é essencial que você saiba, desde o início, qual é o resultado esperado. Abaixo, explicaremos melhor como funciona cada um desses tópicos e como eles podem conduzir a melhora para a sua empresa.
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Parte por parte: explicando o método PDCA
P – Plan / Planejamento
Seguindo o ciclo PDCA, toda e qualquer ação de gestão e melhoria deve obrigatoriamente passar por essa parte. Estamos falando da fase inicial, o planejamento. Nesse momento, é a hora de planejar as ações que farão com que as metas sejam alcançadas. Assim sendo, é a hora de pré-estipular os resultados.
Porém, mais do que isso, a fase de planejamento também deve ser utilizada para a identificação e localização do problema e ser resolvido. Isso tudo de maneira objetiva e concreta. Após, cabe ao gestor analisar as possíveis causas desse incômodo e pensar mas melhores metas para resolvê-las. Então, é hora de elaborar um bom plano de ação realista.
Algumas perguntas que devem ser respondidas nesta etapa são:
- Quais são os objetivos da implementação dessa melhoria?
- Quem é o responsável por cada tarefa?
- Como será realizada cada atividade?
- Quais os prazos de início e término de cada atividade?
Essas perguntas devem ter respostas claras para todos, desde o gestor até as equipes. Assim sendo, é possível passar para a segunda etapa do método PDCA.
D – Do / Fazer
Agora que está claro quem é o responsável por cada ação, quais os objetivos a serem alcançados e o prazo para cada tarefa, é hora de colocar o plano em prática. Assim, inicia-se a segunda etapa do PDCA.
Nessa fase, é essencial cumprir os prazos de entrega pré-estipulados e sempre manter o padrão de qualidade em todas as pequenas ações. Para obter sucesso e analisar as melhorias, uma dica importante é documentar e comparar os dados, dúvidas e problemas que possam aparecer no processo. Resumidamente: deixe escrito tudo o que aconteceu durante a ação.
Dessa forma, você pode anotar quais as mudanças que precisam ser feitas e também se há a necessidade de promover um novo ciclo.
C – Check / Acompanhar (ou verificar)
Essa etapa é essencial. É ela quem realmente confirma se os resultados da sua melhoria foram efetivos. Essa é a fase que faz com que o método PDCA seja tão eficiente e adotado por tantas pessoas.
Para ter sucesso nessa jornada, é fundamental que, após a execução das tarefas, os gestores se reúnam de maneira contínua com as suas equipes. Assim, poderão oferecer o feedback sobre o que foi alcançado e a validação de tudo o que foi feito. Essa é a etapa da comparação entre o que havia sido planejado e o resultado efetivo da melhoria.
Assim sendo, é muito importante que os gestores utilizem os dados que foram anotados na etapa anterior para conferir se os prazos foram cumpridos, se o padrão de qualidade está sendo mantido, se houve desvio no planejamento inicial.
Aos gestores, é importante que fiquem cientes que não é preciso aguardar o término de um ciclo para realizar essa ação. Pelo método PDCA ser constante, essa reunião e o acompanhamento do desempenho das equipes também deve seguir essa linha. Assim, cabe ao líder definir como deseja realizar essa etapa. Podem ser pequenas reuniões diárias, semanais, quinzenais ou até mesmo mensais. Tudo varia de acordo com as metas, prazos e tarefas desempenhadas por cada um.
É essencial relembrar que quanto mais efetivo e frequente for feito o acompanhamento, mais rápidos poderão ser identificados e resolvidos problemas. Assim, não hesite. Aproveite esse momento para verificar e analisar resultados, compare dados, verifique a eficácia de cada ação.
A – Act / Corrigir
Por fim, chegamos na última etapa do método PDCA: a correção dos desvios e a revisão das ações. Para encerrar esse ciclo de maneira efetiva, é hora de incorporar os aprendizados. Porém, também é o momento de fazer ajustes naquilo que precisa e investir em mudanças para o início de um novo ciclo.
Ainda, essa é a hora de definir aquilo que está certo e padronizar como ação a ser seguida pela empresa. Assim, cabe ao gestor selecionar e passar para frente aquilo que deve ser seguido e, caso necessário, oferecer ações de treinamentos em busca do aperfeiçoamento das suas equipes. Tudo isso, é claro, fazendo o acompanhamento de perto das novas ações.
Ao fazer o acompanhamento próximo das tarefas, é comum a identificação de desvios sobre o que foi planejado. Da mesma forma, é natural a detecção de necessidades de melhorias sobre algumas ações.
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Pronto para colocar o método PDCA em prática?
Agora que você conhece o método PDCA, está pronto para incorporar essa melhoria contínua em sua empresa? Tenha em mente que essa ferramenta auxilia a manter as equipes alinhadas e engajadas com suas ações. Assim, a empresa possui maior probabilidade de produzir com maior qualidade em menos tempo. Tudo de maneira organizada e estratégica.
E você, já conhecia esse método de gestão? Utiliza o PDCA ou alguma outra metodologia para obter melhorias contínuas na sua empresa? Então deixe seu comentário!
